Een subsidie binnenhalen is één ding; de eindafrekening rond krijgen is een tweede. We zien afrekeningen regelmatig vertragen, bijna altijd door hetzelfde: bewijsmateriaal dat achteraf ontbreekt.
Met een beetje voorbereiding aan de voorkant voorkom je dat. Vier punten om vanaf dag één op orde te houden.
Lees het controleprotocol eerst
Elke regeling (SiSa, RVO, provinciaal of gemeentelijk) heeft een eigen controleprotocol dat voorschrijft welke zekerheid en welk bewijs vereist zijn. Lees het vóór je begint, niet bij de afrekening.
Houd uren realtime bij
Loonkosten zijn de grootste struikelblok. Een urenregistratie die je achteraf reconstrueert houdt zelden stand. Registreer per project, per persoon, gedurende het jaar.
Scheid de projectadministratie
Boek subsidiabele kosten op een herkenbare kostenplaats of project. Zo is de afrekening straks een kwestie van uitdraaien in plaats van uitzoeken.
Vroeg betrokken weten we precies welk bewijs een verstrekker wil zien. Start je een gesubsidieerd project? Betrek ons aan de voorkant, dat scheelt vertraging aan de achterkant.
